In een eerder artikel hebben we de essentiële koppeling tussen uw ERP- en CRM-software besproken. Nu bieden we u praktische tips om uw nieuwe CRM-systeem vanaf dag één optimaal te benutten. Deze adviezen zijn overigens ook toepasbaar bij de implementatie van andere softwaresystemen, zoals ERP. Laten we de vijf bouwstenen verkennen die uw CRM-implementatie soepel laten verlopen en ervoor zorgen dat u meteen waarde haalt uit uw investering.
1. Beschouw CRM-software als een investering
Uw nieuwe CRM-systeem is bedoeld om jarenlang mee te gaan. Het is daarom cruciaal om het als een investering te beschouwen. Stel uzelf van tevoren de ‘waaromvraag’: waarom hebben we dit systeem nodig en hoe gaat het ons helpen bij het optimaliseren van onze klantrelatieprocessen? Door deze vragen te beantwoorden, kunt u de voordelen van het systeem maximaliseren en een solide basis leggen voor succes.
Gerelateerd: “CRM-software voor de horeca”
2. Bereid u goed voor op de Go-live
Na het kiezen van het juiste systeem, komt de daadwerkelijke implementatie, oftewel de ‘Go-live’. Er zijn twee veelvoorkomende methoden om dit te doen:
Big Bang: Hierbij wordt het oude systeem bijvoorbeeld ’s nachts vervangen door het nieuwe. Deze methode is populair bij kleinere organisaties omdat de overgang in één nacht vaak beheersbaar is.
Stapsgewijze implementatie: Hier wordt het nieuwe systeem gefaseerd ingevoerd, bijvoorbeeld per afdeling. Problemen kunnen zo per afdeling worden aangepakt voordat het systeem in de hele organisatie wordt uitgerold.
3. Betrek en ondersteun uw personeel
Betrek uw medewerkers vroegtijdig bij de invoering van het nieuwe systeem. Sommige mensen vinden veranderingen lastig, maar een goede voorbereiding vergroot de kans dat zij het systeem met een positieve houding accepteren.
Zorg daarnaast voor voldoende ondersteuning in de beginfase. Er moet altijd iemand beschikbaar zijn om vragen van eindgebruikers te beantwoorden. Vooral in het begin zullen er veel vragen en problemen opduiken die snel opgelost moeten worden om een soepele overgang te garanderen.
4. Houd het oude systeem nog even actief
Het kan verstandig zijn om het oude systeem voorlopig nog actief te houden. Hoewel dit extra werk met zich meebrengt, kan het een belangrijke back-up zijn als er problemen optreden met het nieuwe systeem. Zo voorkomt u dat uw bedrijfsprocessen stil komen te liggen.
5. Kies een flexibele en ervaren softwarepartner
Na de zorgvuldige selectie van het softwarepakket, de goede voorbereiding van uw personeel en de beschikbaarheid van ondersteuning, kan er toch iets misgaan. In zulke gevallen is het van essentieel belang dat u samenwerkt met een flexibele en ervaren softwareleverancier.
Een goede partner is voorbereid op mogelijke problemen en kan u effectief ondersteunen. Ga alleen in zee met een leverancier die uw behoeften begrijpt en altijd bereid is om uw vragen te beantwoorden. Deze leverancier zal klaarstaan om u te helpen, wat er ook gebeurt.
Conclusie
Met deze vijf tips kunt u de implementatie van uw nieuwe CRM-systeem soepel laten verlopen en vanaf dag één optimaal benutten. Door het systeem als een investering te zien, goed voorbereid de Go-live in te gaan, uw personeel te betrekken en te ondersteunen, het oude systeem nog even actief te houden, en een flexibele en ervaren softwarepartner te kiezen, legt u een solide basis voor succes. Volg deze stappen en haal het maximale uit uw CRM-investering.